1. Centrarse en los temas principales
Para determinar los temas principales, muchas compañías siguen los consejos de la organización Global Reporting Initiative (GRI), aunque la formalidad y el rigor serán diferentes en cada empresa. Para las empresas que nunca hayan realizado una memoria de sostenibilidad, este proceso requerirá una importante revisión de los temas a tratar y del compromiso con los stakeholders, pero una vez superado este primer paso se ahorrará mucho tiempo para próximas memorias.
2. Comunicar
Las compañías promocionan sus memorias de sostenibilidad para reflejar su estrategia, su personalidad, y para tratar temas de interés para audiencias internas y externas. Aunque casi todas las memorias están asesoradas por el GRI, la mayoría no desarrollan una comunicación eficaz, por lo que es importante revisar las vías y las estrategias comunicativas.
3. Gestionar diversas audiencias
Muchas empresas focalizan sus memorias en la inversión socialmente responsable, los consumidores y las organizaciones. Otras crean memorias concisas y claras en las que las acciones de sostenibilidad se muestran en una tabla, donde los stakeholders pueden buscar fácilmente aquellos temas que más les interesen.
4. Conocer los datos
Uno de los mayores retos de la redacción de una memoria de sostenibilidad es la recopilación de datos relevantes y precisos que midan el rendimiento, puesto que durante el periodo de recogida de datos pueden darse cambios de personal, de las inversiones o de las propias condiciones de la memoria de sostenibilidad, como la inclusión de un nuevo parámetro. Para evitar que la recopilación de datos suponga un problema, es recomendable realizarla de forma periódica, revisando los datos ya recogidos cíclicamente e incluso encargando su realización a una entidad externa.
5. Inversión tecnológica responsable
Mientras que algunas compañías han invertido en sistemas informáticos de gestión de datos, otras han descubierto que con documentos de cálculo (tipo Excel) pueden funcionar igualmente bien. Independientemente del método de gestión de datos, la clave para asegurar unos datos precisos y verificables es establecer un proceso de recolección adecuado.
6. Trabajar con socios internos y externos
La creación de una memoria requiere la participación de personas de toda la empresa. La mayoría de las compañías se valen de comités o consejos editoriales para dar unidad y aportar todo lo necesario al informe. Pero también se puede mejorar el contenido de la memoria invitando a las partes externas interesadas; de hecho, una de las empresas que participó en la creación de estos diez consejos afirmó que “los proveedores fueron la mejor y más conveniente fuente de información para todo lo relacionado con la gestión de residuos y el gasto energético”.
7. ¿Integrar o no integrar?
La tendencia general es la de integrar la memoria anual con la de sostenibilidad. Sin embargo, esto no implica menor trabajo, sino que, al contrario, este tipo de memorias invitan a un mayor escrutinio de los datos, que deberán ser aún más precisos.
8. Aprovechamiento de los recursos internos
Asociarse con otros departamentos para aprovechar el contenido de los informes de comunicación de los empleados, contratación de personal, de socios financieros o campañas de marketing es una solución inteligente para recopilar datos. Simplemente hay que tomar la precaución de asegurarse de la fiabilidad de los mismos.
9. Ampliar la estrategia
La creación de una memoria tiene el poder de inspirar nuevas metas, conectar a los empleados y desarrollar nuevas iniciativas. Considerar la redacción de una memoria de sostenibilidad como una herramienta para el cambio, en lugar de una carga anual, es una manera de e integrar un “pensamiento sostenible”.
10. Reforzar la imagen de marca
Durante el taller del Environmental Resources Management (ERM), se descubrió que el proceso de redacción de la memoria supone una oportunidad para el refuerzo de las relaciones entre los miembros de la organización, lo que implica una mayor cohesión interna y una imagen de marca más clara.
