Bajo esta premisa, la compañía española de tecnologías de la información Norma 4 junto con SGS, el líder mundial en inspección, verificación, ensayos y certificación, han desarrollado una solución para centralizar toda la información disponible sobre la red de proveedores del cliente y facilitar los diversos trámites para las homologaciones y contrataciones de estos. Se trata de un sistema muy intuitivo que, por su diseño y funcionalidad, se puede personalizar para cada cliente en un tiempo récord.
Para obtener y mantener su homologación, los proveedores cargan en el Portal la documentación requerida por sus contratantes, en tiempo y forma. De este modo, mejoran su comunicación con el cliente y pueden demostrar su capacidad, tanto técnica como económica, para prestar sus servicios de forma adecuada. Con el objetivo de ayudarles en el mantenimiento de la homologación, se definen una serie de alertas que avisan sobre la caducidad de los documentos o la información proporcionada, contando con soporte telefónico y apoyo online constante por parte del equipo de gestión de SGS.
La mecánica utilizada es muy sencilla, tanto para los proveedores como para el propio cliente a la hora de realizar el seguimiento. Además, periódicamente se realizan estudios e informes que proporcionan información concisa y útil al cliente para su toma de decisiones.
Gracias a esta solución, el cliente puede externalizar la gestión de sus proveedores y asegurarse que aquellos que deseen formar parte de su red cumplan con los requisitos necesarios.
“Una de las ventajas de esta solución es la simplificación de los trámites proveedor-cliente, por ejemplo, los relativos al cumplimiento de requisitos legales de cualquier índole, de seguridad alimentaria, de prevención de riesgos laborales, ambientales, sociales, etc.”, señala Luis Ignacio Ardila, director de Tecnología y Soluciones de Norma 4. “A través de la solución, el proveedor accede a la información proporcionada por el cliente para distribuirla entre sus empleados, del mismo modo que carga toda la documentación que le ha sido requerida sobre la empresa y sus empleados. Si pensamos, por ejemplo” –continua Ardila- “en aseguradoras, que tienen que delegar su marca en personal sanitario, asistentes técnicos… o en empresas que han adquirido una serie de compromisos relativos a transparencia, prácticas laborales o de respeto al medio ambiente, entendemos la importancia de que aquellos que les abastecen de productos y servicios cumplan con determinados compromisos”.
“Otra gran ventaja es descargar la gestión cotidiana de la homologación de sus proveedores en un tercero especializado, disponiendo de esa información a través del Portal en tiempo real, y dedicando sus recursos a actividades directamente relacionadas con el negocio”, señala Paloma Velasco Vida-Abarca, responsable de consultoría en SGS.
La inversión para el cliente es mínima, y el retorno de la misma es doble: por un lado disminuye significativamente los gastos de gestión, y por otro se pueden plantear formas de amortización de la herramienta de manera que el coste llegue a ser cero.
La solución, de cuyo ciclo de vida tecnológico se ocupa Norma 4, se puede implementar de manera modular para poder incorporar posibles novedades. El equipo de gestión de SGS se encarga de revisar las adaptaciones necesarias de la solución en caso de cambios normativos, o si existen nuevas demandas y/o mejoras internas en los procesos del cliente. Se ofrece además, la posibilidad de realizar demostraciones ad-hoc para el cliente de manera muy ágil.
La principal ventaja para el proveedor es que puede dedicar más tiempo a su negocio, minimizar la burocracia y mejorar la comunicación con su cliente.
Para el cliente supone reducir los riesgos derivados de incumplimientos legales o requisitos internos, disponiendo de una manera rápida y fácil de los principales datos de sus proveedores en un único entorno con alta disponibilidad, así como descargar a la propia organización de las tareas necesarias para la gestión de los proveedores.
